التطبيقات › محاسبة › التهيئة
دورة الحالة: مسودة ← منجزة
نظرة عامة
يُستخدم القالب المتكرر لتعريف بيانات دفع متكرر وفق فترة زمنية محددة وفاصل تكرار وحالة إنشاء دفتر اليومية. يفيد هذا القالب المحاسب المالي ومدير المالية عند توحيد طريقة إعداد الدفعات المتكررة ضمن شركة محددة ودفتر يومية محدد. تبدأ القوالب بحالة مسودة (Draft)، ثم تصبح منجزة (Done) عند تأكيدها.
الإعدادات
انتقل إلى محاسبة > التهيئة > دفع متكرر > القالب المتكرر. من هذه القائمة، أنشئ القوالب التي ستستخدمها لتنظيم الدفعات المتكررة.
ملاحظة: لا تعرض الشاشة إعداد تفعيل مستقل لهذه الميزة. تُضبط خصائص كل قالب عند إنشائه أو إعادته إلى حالة المسودة.
| الحقل | ما الذي تضبطه |
|---|---|
| الاسم (Name) | اسم القالب. هذا الحقل مطلوب لتمييز القالب في القائمة. |
| دفتر اليومية (Journal) | دفتر اليومية المرتبط بالقالب. هذا الحقل مطلوب. |
| فترة التكرار (Recurring Period) | وحدة الفترة الزمنية للتكرار: أيام (Days) أو أسابيع (Weeks) أو أشهر (Months) أو سنوات (Years). |
| فاصل التكرار (Recurring Interval) | عدد وحدات الفترة بين كل تكرار. هذا الحقل مطلوب. |
| إنشاء دفتر اليومية كـ (Generate Journal As) | حالة دفتر اليومية عند إنشائه: غير مرحّل (Un Posted) أو مرحّل (Posted). |
| الحالة (Status) | حالة القالب: مسودة (Draft) أو منجزة (Done). |
| الشركة (Company) | الشركة المرتبط بها القالب. |
| الوصف (Description) | وصف يوضح غرض القالب أو استخدامه. |
نصيحة: استخدم اسماً يبيّن نوع الدفعة ودورية التكرار، مثل «إيجار المقر الشهري»، ليسهل تمييز القوالب عند مراجعة القائمة.
سير العمل
1. إنشاء قالب جديد في حالة مسودة
- من قائمة القوالب المتكررة، اضغط جديد لإنشاء سجل جديد.
- أدخل الاسم (Name) للقالب.
- اختر دفتر اليومية (Journal) الذي سيُستخدم مع القالب.
- حدد فترة التكرار (Recurring Period)، ثم أدخل فاصل التكرار (Recurring Interval).
على سبيل المثال، اختر أشهر (Months) وأدخل1لتحديد تكرار شهري. - في إنشاء دفتر اليومية كـ (Generate Journal As)، اختر أحد القرارين التاليين:
- اختر غير مرحّل (Un Posted) إذا كان دفتر اليومية الناتج يجب أن يبقى غير مرحّل للمراجعة قبل ترحيله.
- اختر مرحّل (Posted) إذا كان دفتر اليومية الناتج يجب أن يكون مرحّلاً.
- حدد الشركة (Company)، وأدخل الوصف (Description) عند الحاجة إلى توضيح الغرض من القالب.
يبقى القالب في حالة مسودة (Draft) أثناء إدخال البيانات أو مراجعتها.
تحذير: حقول الاسم (Name) ودفتر اليومية (Journal) وفترة التكرار (Recurring Period) وفاصل التكرار (Recurring Interval) وإنشاء دفتر اليومية كـ (Generate Journal As) مطلوبة. أكملها قبل تأكيد القالب.
2. تأكيد القالب أو مراجعته
- راجع اسم القالب ودفتر اليومية ودورية التكرار وخيار إنشاء دفتر اليومية.
- إذا كانت البيانات صحيحة وجاهزة للاستخدام، اضغط تأكيد (Confirm).
ينتقل القالب من حالة مسودة (Draft) إلى حالة منجزة (Done).
- إذا وجدت حاجة إلى تعديل البيانات قبل التأكيد، لا تستخدم تأكيد (Confirm). راجع الحقول المطلوبة وعدّلها، ثم أكد القالب بعد اكتمال المراجعة.
3. إعادة قالب منجز إلى المسودة لتعديله
- عند الحاجة إلى تغيير دورية القالب أو دفتر اليومية أو حالة إنشاء دفتر اليومية، افتح القالب الذي حالته منجزة (Done).
- اضغط إعادة إلى مسودة (Set To Draft).
ينتقل القالب إلى حالة مسودة (Draft)، مما يتيح مراجعة بياناته وتعديلها. 3. بعد الانتهاء من التعديلات، اضغط تأكيد (Confirm) لإعادته إلى حالة منجزة (Done).
ملاحظة: استخدم إعادة إلى مسودة (Set To Draft) فقط عندما تحتاج إلى مراجعة قالب منجز أو تغيير بياناته. تأكد من اختيار الشركة الصحيحة عند استخدام القوالب في بيئة متعددة الشركات.
أمثلة
قالب إيجار مقر شهري
يريد المحاسب المالي إعداد قالب لدفعة إيجار تتكرر كل شهر، مع إنشاء دفتر اليومية بحالة غير مرحّلة للمراجعة.
-
انتقل إلى محاسبة > التهيئة > دفع متكرر > القالب المتكرر، ثم اضغط جديد.
-
أدخل القيم التالية:
| الحقل | القيمة |
|---|---|
| الاسم (Name) | إيجار المقر الشهري |
| دفتر اليومية (Journal) | دفتر اليومية المخصص لدفعات الإيجار |
| فترة التكرار (Recurring Period) | أشهر (Months) |
| فاصل التكرار (Recurring Interval) | 1 |
| إنشاء دفتر اليومية كـ (Generate Journal As) | غير مرحّل (Un Posted) |
| الشركة (Company) | الشركة المعنية بالإيجار |
| الوصف (Description) | دفعة إيجار المقر مرة كل شهر |
-
راجع أن الحالة هي مسودة (Draft)، ثم اضغط تأكيد (Confirm).
-
تحقق من أن حالة القالب أصبحت منجزة (Done). أصبح قالب «إيجار المقر الشهري» معتمداً بالبيانات المحددة، وبخيار إنشاء دفتر اليومية غير المرحّل.
نصائح
نصيحة: طابق فترة التكرار (Recurring Period) مع فاصل التكرار (Recurring Interval) بدقة؛ فاختيار «أسابيع» مع فاصل
2يختلف عن اختيار «أشهر» مع الفاصل نفسه.
نصيحة: اختر غير مرحّل (Un Posted) عندما تتطلب إجراءات العمل مراجعة قيود اليومية قبل الترحيل، واختر مرحّل (Posted) فقط عند اعتماد إنشاء الدفاتر المرحلة وفق إجراءاتكم.
ملاحظة: أضف الوصف (Description) لتوضيح الاستخدام التشغيلي للقالب، خصوصاً عندما توجد عدة قوالب مرتبطة بدفتر اليومية نفسه.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| المشكلة | السبب المحتمل | الحل |
|---|---|---|
| لا يمكن إكمال إعداد القالب. | أحد الحقول المطلوبة غير مكتمل. | أكمل الاسم (Name) ودفتر اليومية (Journal) وفترة التكرار (Recurring Period) وفاصل التكرار (Recurring Interval) وإنشاء دفتر اليومية كـ (Generate Journal As). |
| القالب بحاجة إلى تعديل لكنه في حالة منجزة. | تم تأكيد القالب مسبقاً. | اضغط إعادة إلى مسودة (Set To Draft)، ثم عدّل البيانات وأعد تأكيده بواسطة تأكيد (Confirm). |
| تم اختيار دورية غير مناسبة للتكرار المطلوب. | لا تتوافق فترة التكرار (Recurring Period) مع فاصل التكرار (Recurring Interval). | أعد القالب إلى المسودة، واضبط وحدة الفترة أو الفاصل، ثم أكد القالب من جديد. |
Was this page helpful?