نظرة عامة

تُستخدم شاشة جهات الاتصال لإدارة بيانات الأفراد والشركات المرتبطة بالعمليات التجارية والمالية، مثل العملاء والموردين والشركات ذات الصلة. يستخدمها مندوب المبيعات لتحديد بيانات العميل، ومسؤول المشتريات لتسجيل الموردين، بينما يعتمد عليها المحاسب المالي ومدير المالية لتحديد حسابات العملاء والموردين والبيانات الضريبية.
تُعرض جهات الاتصال في لوحة كانبان، وتتيح بدء جهة اتصال جديدة، وتحديد ما إذا كانت فرداً أو شركة، وتنظيم عناوينها وبياناتها المحاسبية.

الإعدادات

قبل إدخال جهات الاتصال، جهّز البيانات المرجعية التي ستستخدمها عند إدخال العناوين والتصنيفات والبيانات البنكية. تؤثر هذه البيانات في اتساق السجلات وسهولة البحث عنها لاحقاً.

من جهات الاتصال > التهيئة > الأقلمة > الدول، أنشئ الدول التي تتعامل معها المؤسسة أو راجعها. أدخل اسم الدولة (Country Name) ورمز الدولة (Country Code)، ثم حدّد العملة (Currency) ورمز الاتصال الدولي (Country Calling Code) عند الحاجة.
استخدم تسمية ضريبة القيمة المضافة (Vat Label) لتغيير التسمية المعروضة للضريبة، وفعّل الرمز البريدي مطلوب (Zip Required) أو الولاية مطلوبة (State Required) عندما تتطلب بيانات العنوان ذلك في الدولة المعنية.

الدول — جهات الاتصال › التهيئة › الأقلمة › الدول

من جهات الاتصال > التهيئة > الأقلمة > الولايات الفيدرالية، أضف التقسيمات الإدارية المطلوبة للعناوين. عند إنشاء سجل جديد باستخدام جديد، أدخل اسم الولاية (State Name) ورمز الولاية (State Code) وحدّد الدولة (Country) التابعة لها.
من جهات الاتصال > التهيئة > الحسابات البنكية > الحسابات البنكية، أضف الحسابات البنكية التي تحتاج المؤسسة إلى الرجوع إليها. أدخل رقم الحساب (Account Number) وصاحب الحساب (Account Holder)، ويمكنك إدخال اسم صاحب الحساب (Account Holder Name) إذا كان مختلفاً عن صاحب الحساب المحدد، مع تحديد البنك (Bank) والعملة (Currency) عند توفرها.
نظّم تصنيف جهات الاتصال من جهات الاتصال > التهيئة > علامات تصنيف جهة الاتصال. عند النقر على جديد، أدخل اسم العلامة (Tag Name)، وحدّد الفئة الأم (Parent Category) إذا كانت العلامة جزءاً من هيكل تصنيفي. استخدم نشط (Active) لإخفاء العلامة من دون حذفها.
عند استخدام المناطق والقطاعات، أضف القطاعات من جهات الاتصال > التهيئة > المنطقة > القطاعات، ثم أضف المناطق من جهات الاتصال > التهيئة > المنطقة > المناطق. يتطلب القطاع الاسم (Name)، بينما تتطلب المنطقة الاسم (Name) والقطاع (Sector).

ملاحظة: استخدم رمز الدولة المكوّن من حرفين في رمز الدولة (Country Code)، لأنه يُستخدم للبحث السريع عن الدولة.

تحذير: تحقق من أرقام الحسابات البنكية الجديدة من مصدر موثوق قبل استخدامها. تشير المساعدة الخاصة بخيار إرسال الأموال (Send Money) إلى مخاطر الفواتير الاحتيالية التي تتضمن أرقام حسابات غير صحيحة.

سير العمل

1. بدء جهة اتصال وتحديد نوعها

انتقل إلى جهات الاتصال، ثم راجع بطاقات جهات الاتصال الحالية للبحث عن جهة الاتصال قبل إنشاء سجل جديد وتجنب التكرار.

جهات الاتصال — جهات الاتصال

إذا لم تكن جهة الاتصال موجودة، انقر على جديد لبدء إدخالها.
اتخذ قرار نوع جهة الاتصال في نوع الشركة (Company Type):
- اختر فرد (Individual) عندما يكون السجل لشخص.
- اختر شركة (Company) عندما يكون السجل لكيان تجاري أو قانوني.
أدخل الاسم (Name) لجهة الاتصال. عند اختيار شركة، أدخل اسم الشركة (Company Name) وفقاً للبيانات المعتمدة لدى المؤسسة.
إذا كان السجل تابعاً لشركة مسجلة، حدّد الشركة المرتبطة (Related Company). وعند الحاجة إلى إنشاء سجل شركة من سياق جهة الاتصال، استخدم إنشاء شركة (Create company). استخدم الشركة الأم (the parent company) عند العمل مع الشركة المرتبطة المعروضة.

نصيحة: أنشئ الشركة أولاً ثم اربط الأفراد بها من خلال الشركة المرتبطة (Related Company)، حتى تبقى بيانات الشركة وموظفيها منظمة في سجل واحد مترابط.

2. اختيار العنوان المناسب للغرض التشغيلي

أدخل بيانات الموقع: الشارع (Street)، الشارع 2 (Street2)، المدينة (City)، الولاية/المنطقة (State)، الرمز البريدي (Zip)، والدولة (Country).
حدّد نوع العنوان (Address Type) بحسب الاستخدام:
- اختر جهة اتصال (Contact) لتنظيم بيانات جهات الاتصال التابعة لشركة، مثل المدير التنفيذي أو المدير المالي.
- اختر عنوان الفاتورة (Invoice Address) عندما يكون هذا العنوان هو العنوان المفضل لجميع الفواتير.
- اختر عنوان التسليم (Delivery Address) عندما يتعلق العنوان باستلام أو تسليم البضائع.
- اختر عنوان آخر (Other Address) للعناوين التي لا تنطبق عليها الحالات السابقة.
راجع متطلبات الدولة المختارة. إذا كانت الدولة مهيأة لطلب الرمز البريدي أو الولاية، أكمل الحقل المطلوب قبل متابعة استخدام جهة الاتصال.

3. استكمال البيانات الضريبية والمحاسبية

أدخل المعرّف الضريبي (Tax ID) وفق تنسيق الدولة المحددة. إذا لم تكن جهة الاتصال خاضعة للضريبة، يمكنك إدخال الرمز / للدلالة على ذلك.
راجع صالح داخل المجموعة الأوروبية (Intra-Community Valid) عند التعامل مع رقم ضريبة قيمة مضافة أوروبي؛ إذ يتم التحقق من أرقام ضريبة القيمة المضافة الأوروبية تلقائياً في قاعدة بيانات VIES.
حدّد حساب المدينين (Account Receivable). يستخدم هذا الحساب بدلاً من الحساب الافتراضي باعتباره حساب المدينين لجهة الاتصال الحالية.
حدّد حساب الدائنين (Account Payable). يستخدم هذا الحساب بدلاً من الحساب الافتراضي باعتباره حساب الدائنين لجهة الاتصال الحالية.
فعّل موزع (Is Distributor) فقط عندما تنطبق صفة الموزع على جهة الاتصال.

4. اتخاذ الإجراء المناسب بشأن المتأخرات

عند الحاجة إلى مراجعة متأخرات جهة الاتصال، اختر طباعة الدفعات المتأخرة (Print Overdue Payments) لإخراج معلومات الدفعات المتأخرة.
إذا كان المطلوب إخطار جهة الاتصال بالمتأخرات عبر البريد الإلكتروني، اختر إرسال بريد المتأخرات (Send Overdue Email).
عند وجود نشاط معروض في السجل وقد أُنجز، انقر على وضع علامة كمنجز (⇾ Mark as Done) لإظهاره كمنجز.

أمثلة

تريد المؤسسة إنشاء سجل لشركة «شركة الأفق للتوريدات» وربط موظف الحسابات بها لاستخدامه في المراسلات والفواتير.

من جهات الاتصال، انقر على جديد، واختر شركة (Company) في نوع الشركة (Company Type).
أدخل اسم الشركة (Company Name) بالقيمة: شركة الأفق للتوريدات.
أدخل عنوان الشركة:
- الشارع (Street): طريق الملك فهد
- المدينة (City): الرياض
- الرمز البريدي (Zip): 12211
- الدولة (Country): المملكة العربية السعودية
أدخل الرقم المسجل للشركة في المعرّف الضريبي (Tax ID)، ثم حدّد حساب المدينين (Account Receivable) وحساب الدائنين (Account Payable) المعتمدين لهذه الشركة بدلاً من الحسابات الافتراضية عند الحاجة.
أنشئ جهة اتصال للشخص المسؤول عن الفواتير من خلال جديد، واختر فرد (Individual) في نوع الشركة (Company Type).
أدخل اسم الموظف، ثم حدّد شركة الأفق للتوريدات في الشركة المرتبطة (Related Company).
اختر عنوان الفاتورة (Invoice Address) في نوع العنوان (Address Type) إذا كان عنوان الموظف أو بياناته تمثل جهة استلام الفواتير المعتمدة للشركة.
عند وجود دفعات متأخرة مستقبلاً، استخدم طباعة الدفعات المتأخرة (Print Overdue Payments) لمراجعتها أو إرسال بريد المتأخرات (Send Overdue Email) لإرسال الإشعار.

نصائح

استخدم عنوان الفاتورة (Invoice Address) فقط للعنوان المفضل لجميع الفواتير، ولا تستخدمه لمجرد تسجيل موقع تسليم البضائع.
احتفظ ببيانات الأفراد ضمن الشركة الصحيحة باستخدام الشركة المرتبطة (Related Company) بدلاً من إنشاء سجل شركة مكرر لكل موظف.
أدخل / في المعرّف الضريبي (Tax ID) فقط عندما تكون جهة الاتصال غير خاضعة للضريبة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

العرض	السبب المحتمل	المعالجة
تعذر اعتماد بيانات العنوان أو ظهرت حقول عنوان ناقصة	قد تتطلب الدولة المحددة رمزاً بريدياً أو ولاية/منطقة.	أكمل الرمز البريدي (Zip) والولاية/المنطقة (State)، أو راجع إعدادات الرمز البريدي مطلوب (Zip Required) والولاية مطلوبة (State Required) للدولة.
لا يُقبل الرقم في المعرّف الضريبي (Tax ID)	لا يطابق الرقم تنسيق الدولة المحددة.	راجع الدولة (Country) والرقم الضريبي المدخل، أو استخدم `/` إذا كانت جهة الاتصال غير خاضعة للضريبة.
لا يظهر الفرد ضمن الشركة المتوقعة	لم يتم تحديد الشركة أو تم اختيار شركة غير صحيحة.	راجع الشركة المرتبطة (Related Company) وحدّد الشركة الصحيحة.
لا يمكن استخدام حساب افتراضي للجهة كما هو متوقع	تم تحديد حساب خاص في حساب المدينين (Account Receivable) أو حساب الدائنين (Account Payable).	راجع الحسابين المحددين لجهة الاتصال، لأنهما يحلان محل الحسابات الافتراضية لهذه الجهة.

جهات الاتصال