التطبيقات › المصروفات › نفقاتي

تقاريري — المصروفات › نفقاتي › تقاريري

دورة الحالة: بانتظار التقديم ← مُقدَّمة ← معتمدة ← مرحّلة ← منجزة ← مرفوضة

نظرة عامة

تتيح لك صفحة تقاريري في المسار المصروفات > نفقاتي > تقاريري متابعة تقارير المصروفات الخاصة بك من الإنشاء حتى إتمام المعالجة المالية. يستخدمها الموظف الذي يقدّم المصروفات، والمدير الذي يعتمدها، وفريق المالية الذي يرحّل قيود اليومية ويسجل الدفع عند الحاجة.

يعرض كل تقرير ملخص المصروفات وحالته وبنود المصروفات المرتبطة به، إضافة إلى معلومات دفتر اليومية وطريقة الدفع ونتيجة تقييم السياسة.

سير العمل

1. إنشاء تقرير مصروفات جديد أو مراجعة تقرير قائم

افتح تقاريري من المسار المصروفات > نفقاتي > تقاريري لمراجعة التقارير التي أنشأتها وحالتها الحالية.

تقاريري — المصروفات › نفقاتي › تقاريري

لإنشاء تقرير جديد، اختر جديد.
أدخل ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary)، فهو حقل مطلوب يعرّف التقرير بصورة مختصرة.
أضف بنود المصروفات (Expense Lines) التي تريد تضمينها في التقرير.
راجع الحالة (Status). يبدأ التقرير في حالة بانتظار التقديم (To Submit) قبل إرساله للمراجعة.

ملاحظة: لا ترسل التقرير قبل التأكد من أن بنود المصروفات والملخص يعكسان المصروفات التي تريد اعتمادها ضمن التقرير نفسه.

2. اتخاذ قرار التقديم: الإرسال إلى المدير أو الاستمرار في المراجعة

عندما تكون حالة التقرير بانتظار التقديم (To Submit)، لديك خياران:

إذا كان التقرير غير مكتمل أو يحتاج إلى تعديل، أبقه في حالة بانتظار التقديم وراجع ملخصه وبنوده.
إذا كان التقرير جاهزاً للمراجعة الإدارية، اختر إرسال إلى المدير (Submit to Manager).

يؤدي اختيار إرسال إلى المدير (Submit to Manager) إلى نقل التقرير إلى حالة مُقدَّمة (Submitted). في هذه الحالة يكون التقرير بانتظار قرار المدير أو المسؤول المخوّل.

3. مراجعة نتيجة تقييم السياسة قبل الاعتماد

عند مراجعة التقرير، تحقق من حقول السياسة الظاهرة في التقرير:

الحقل	الاستخدام
السياسة المطابقة (Matched Policy)	يوضح السياسة التي طُبقت على تقرير المصروفات.
حالة السياسة (Policy Status)	تعرض حالة تقييم السياسة الحالية.
رسالة السياسة (Policy Message)	تعرض الرسالة الناتجة عن تقييم السياسة.
مخالفات السياسة (Policy المخالفات)	تعرض مخالفات السياسة المسجلة على تقرير المصروفات.

قد تظهر حالة السياسة (Policy Status) بإحدى الحالات التالية:

حالة السياسة	الدلالة
بانتظار التقييم (Pending Evaluation)	لم يكتمل تقييم السياسة بعد.
معتمدة تلقائياً (Auto-Approved)	قُبل التقرير تلقائياً وفق نتيجة تقييم السياسة.
تتطلب اعتماد المدير (Requires Manager Approval)	يحتاج التقرير إلى قرار المدير.
مرفوضة تلقائياً (Auto-Rejected)	رُفض التقرير تلقائياً نتيجة تقييم السياسة.
مستثناة من السياسة (Policy Exempt)	لا تنطبق عليه سياسة التقييم.

تحذير: عند ظهور رسالة في رسالة السياسة (Policy Message) أو عناصر في مخالفات السياسة (Policy المخالفات)، راجعها قبل اعتماد التقرير أو ترحيله، لأن الشاشة تعرضها كنتيجة مباشرة لتقييم السياسة.

4. اتخاذ قرار المدير: الاعتماد أو الرفض

عندما تكون حالة التقرير مُقدَّمة (Submitted)، يقرر المدير أو المسؤول المخوّل ما إذا كان التقرير مقبولاً.

راجع ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary) وبنود المصروفات (Expense Lines) ونتيجة السياسة.
إذا كان التقرير مقبولاً، اختر اعتماد (Approve).

ينتقل التقرير إلى حالة معتمدة (Approved).

إذا لم يكن التقرير مقبولاً، اختر رفض (Refuse).

ينتقل التقرير إلى حالة مرفوضة (Refused).

لتصحيح تقرير مرفوض أو إعادة العمل على تقرير يحتاج مراجعة، اختر إعادة إلى المسودة (Reset to Draft). يعود التقرير إلى حالة بانتظار التقديم (To Submit)، ويمكنك تعديل ملخصه أو بنوده ثم إرساله مجدداً.

5. ترحيل قيود اليومية للتقرير المعتمد

بعد أن يصبح التقرير معتمدة (Approved)، يتولى فريق المالية معالجة الأثر المحاسبي للتقرير.

راجع دفتر اليومية (Journal)، وهو دفتر اليومية المستخدم عندما يدفع الموظف المصروف.
راجع طريقة الدفع (Payment Method)، وهي طريقة الدفع المستخدمة عندما تدفع الشركة المصروف.
اختر ترحيل قيود اليومية (Post Journal Entries).

ينقل هذا الإجراء التقرير إلى حالة مرحّلة (Posted)، ويشير إلى أن قيود اليومية الخاصة به قد رُحّلت.

6. تسجيل الدفع وإتمام التقرير

عندما تكون حالة التقرير مرحّلة (Posted)، سجّل الدفع إذا كان الإجراء متاحاً للتقرير:

اختر تسجيل الدفع (Register Payment).
أكمل تسجيل الدفع وفق طريقة الدفع المعروضة في التقرير.

بعد تسجيل الدفع، يصبح التقرير في حالة منجزة (Done). استخدم هذه الحالة لتأكيد أن دورة تقرير المصروفات قد اكتملت.

نصيحة: استخدم الحالة (Status) كمرجع سريع لتحديد الإجراء التالي: التقرير بانتظار التقديم يحتاج إرسالاً، والمُقدَّم يحتاج قرار اعتماد أو رفض، والمعتمد يحتاج ترحيل قيود اليومية، والمرحّل يحتاج تسجيل الدفع عند الاقتضاء.

أمثلة

تقرير مصروفات زيارة عميل

أنشأ مندوب مبيعات تقريراً لتجميع مصروفات زيارة عميل خلال يوم عمل واحد:

الحقل	القيمة في المثال
ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary)	زيارة عميل — الرياض — 15 يوليو
بنود المصروفات (Expense Lines)	تنقل داخل المدينة، وجبة عمل مع العميل
دفتر اليومية (Journal)	دفتر مصروفات الموظفين
طريقة الدفع (Payment Method)	دفعت الشركة المصروف
حالة السياسة (Policy Status)	معتمدة تلقائياً

يتبع المندوب والمدير وفريق المالية الدورة التالية:

ينشئ المندوب التقرير باستخدام جديد، ويضيف ملخص الزيارة وبنود المصروفات. تكون الحالة بانتظار التقديم (To Submit).
بعد مراجعة البنود، يختار المندوب إرسال إلى المدير (Submit to Manager). تصبح الحالة مُقدَّمة (Submitted).
يراجع المدير بنود التقرير ويتحقق من أن حالة السياسة (Policy Status) هي معتمدة تلقائياً (Auto-Approved)، ثم يختار اعتماد (Approve). تصبح الحالة معتمدة (Approved).
يراجع المحاسب دفتر اليومية (Journal) وطريقة الدفع (Payment Method)، ثم يختار ترحيل قيود اليومية (Post Journal Entries). تصبح الحالة مرحّلة (Posted).
يسجل المحاسب السداد عبر تسجيل الدفع (Register Payment). تصبح الحالة منجزة (Done).

نصائح

نصيحة: اكتب ملخصاً واضحاً في ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary)، مثل الغرض من المصروف أو اسم الزيارة، لتسهيل مراجعة التقرير وتمييزه في القائمة.

ملاحظة: تشير دفتر اليومية (Journal) إلى حالة دفع المصروف بواسطة الموظف، بينما تشير طريقة الدفع (Payment Method) إلى حالة دفع المصروف بواسطة الشركة. راجع الحقلين قبل ترحيل قيود اليومية.

تحذير: لا يمكن معالجة التقرير مالياً قبل وصوله إلى حالة معتمدة (Approved). إذا كانت حالته مرفوضة (Refused)، أعده إلى المسودة باستخدام إعادة إلى المسودة (Reset to Draft) ثم صحح محتواه وقدمه من جديد.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

المشكلة	السبب المحتمل	الإجراء
لا يمكن إرسال التقرير للمراجعة.	لم يُستكمل ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary)، وهو حقل مطلوب، أو لم تُراجع بنود المصروفات.	أكمل الملخص وراجع بنود المصروفات (Expense Lines)، ثم اختر إرسال إلى المدير (Submit to Manager).
لا يمكن ترحيل التقرير.	التقرير لم يصل بعد إلى حالة معتمدة (Approved).	انتظر قرار المدير أو المسؤول المخوّل، أو راجع حالة التقرير الحالية في الحالة (Status).
تم رفض التقرير.	اختار المسؤول رفض (Refuse)، أو أظهرت نتيجة التقييم حالة مرفوضة تلقائياً (Auto-Rejected).	راجع رسالة السياسة (Policy Message) ومخالفات السياسة (Policy المخالفات)، ثم استخدم إعادة إلى المسودة (Reset to Draft) لتصحيح التقرير وإعادة تقديمه.
لا يظهر التقرير كمكتمل بعد الترحيل.	التقرير ما زال في حالة مرحّلة (Posted) ولم يُسجل الدفع.	اختر تسجيل الدفع (Register Payment) لإتمام المعالجة ونقل التقرير إلى حالة منجزة (Done).

تقاريري