الإجازات

التطبيقات › الإجازات

دورة الحالة: بانتظار التقديم ← بانتظار الاعتماد ← مرفوضة ← الموافقة الثانية ← معتمدة

نظرة عامة

تُستخدم شاشة الإجازات لإدخال طلبات الإجازة وعرضها ضمن التقويم ومتابعة انتقالها من بانتظار التقديم إلى بانتظار الموافقة ثم إلى معتمدة أو مرفوضة. يستخدمها الموظف أو المسؤول عن الإجازات لتحديد نوع الإجازة وموعدها والموظف المعني، ثم توجيه الطلب إلى مسار الاعتماد المحدد لنوع الإجازة. كما تتيح الشاشة طلب مخصصات إجازة جديدة عند اشتراط وجود رصيد صالح قبل تقديم الطلب.

الإعدادات

قبل إنشاء طلبات الإجازة، اضبط أنواع الإجازات من المسار الإجازات > التهيئة > أنواع الإجازات. يحدد كل نوع قواعد الرصيد، وفترات الإجازة المسموح بها، ومستوى الاعتماد المطلوب.

1. اضغط جديد لإنشاء نوع إجازة، ثم أدخل نوع الإجازة (Time Off Type)، مثل إجازة سنوية أو إجازة مرضية بحسب سياسات المنشأة.

2. حدد قاعدة الرصيد في يتطلب مخصصات (Requires allocation):

   • نعم (Yes): لا يمكن تقديم طلب إجازة من هذا النوع إلا عند وجود مخصصات صالحة.
   • بلا حد (No Limit): يمكن تقديم الطلبات دون مخصصات مسبقة.

3. حدد ما إذا كان الموظف يستطيع طلب رصيد إضافي من خلال طلبات الموظف (Employee Requests):

   • السماح بطلبات أيام إضافية (Extra Days Requests Allowed): يستطيع الموظف طلب مخصصات لنفسه.
   • غير مسموح (Not Allowed): لا يستطيع الموظف طلب المخصصات.

4. عيّن وحدة احتساب الإجازة في احتساب الإجازة بوحدة (Take Time Off in):

   • يوم (Day) لطلبات اليوم الكامل.
   • نصف يوم (Half Day) لطلبات الصباح أو بعد الظهر.
   • ساعات (Hours) لطلبات الساعات المحددة.

5. اختر مسار الاعتماد من التحقق من الإجازة (Time Off Validation). يمكن أن يكون الطلب بلا تحقق، أو باعتماد مسؤول الإجازات، أو باعتماد مدير الموظف، أو باعتماد مدير الموظف ومسؤول الإجازات معاً. كما يوضح حقل الاعتماد (Approval) مستوى الاعتماد المطلوب للطلب.

6. عند الحاجة، حدد الأشخاص الذين تصلهم إشعارات الاعتماد في مسؤول الإجازات الذي يتم إشعاره (Notified Time Off Officer). اترك الحقل فارغاً إذا لم ترغب في إرسال إشعار إلى أي مسؤول.

7. راجع الإعدادات الإضافية بحسب سياسة النوع:

   • خصم الساعات الإضافية (Deduct Extra Hours): يخصم الساعات الإضافية المسجلة في الحضور عند اعتماد الإجازة من هذا النوع.
   • مستند داعم (Supporting Document): يحدد التعامل مع المستندات الداعمة لنوع الإجازة.
   • نوع الإجازة من حيث طبيعتها (Kind of Time Off): اختر وقت عمل (Worked Time) أو غياب (Absence)؛ ويُستخدم هذا التمييز في احتساب معدل خطة الاستحقاق.
   • السماح برصيد سالب (Allow Negative Cap): يسمح للطلب بتجاوز الأيام المخصصة.
   • المبلغ السالب (Amount in Negative): يحدد الحد الأقصى للأيام السالبة، ويجب ألا تقل قيمته عن يوم واحد.
   • نوع إدخال العمل (Work Entry Type) وصورة الغلاف (Cover Image): حددهما عند توفرهما في سياسة نوع الإجازة.

ملاحظة: إذا كان نوع الإجازة يتطلب مخصصات، فتأكد من وجود رصيد صالح للموظف قبل تقديم الطلب. استخدم طلب مخصصات جديد من شاشة الإجازات عندما تسمح سياسة النوع بطلب أيام إضافية.

سير العمل

1. مراجعة الإجازات واختيار فترة العرض

1. افتح الإجازات لعرض الطلبات في التقويم.
2. استخدم السابق والتالي للتنقل بين الفترات، أو اضغط اليوم للعودة إلى تاريخ اليوم.
3. راجع الطلبات الظاهرة في التقويم قبل إنشاء طلب جديد، وتحقق من عدم تعارض موعد الإجازة مع الطلبات القائمة.

2. إنشاء طلب إجازة في مرحلة بانتظار التقديم

1. اضغط جديد لبدء طلب إجازة.

2. حدد نمط التخصيص (Allocation Mode) وفق الجهة التي ينطبق عليها الطلب:

   • حسب الموظف (By Employee): لطلب يخص موظفاً واحداً.
   • حسب الشركة (By Company): لطلب يخص شركة.
   • حسب القسم (By Department): لطلب يخص قسم معين.
   • حسب وسم الموظف (By Employee Tag): لطلب يخص مجموعة موظفين مصنفة بوسم.

3. اختر نوع الإجازة (Time Off Type). تحدد إعدادات هذا النوع ما إذا كانت المخصصات مطلوبة، وما إذا كانت الإجازة تُؤخذ بالأيام أو أنصاف الأيام أو الساعات، ومسار الاعتماد.

4. أدخل الجهة المطابقة لنمط التخصيص:

   • اختر الموظف (Employee) عند اختيار حسب الموظف.
   • اختر القسم (Department) عند اختيار حسب القسم.
   • اختر وسم الموظف (Employee Tag) عند اختيار حسب وسم الموظف.
   • استخدم وضع الشركة (Company Mode) عند تطبيق الطلب على مستوى الشركة.

5. حدد تاريخ بدء الطلب (Request Start Date)، ثم حدد طريقة الفترة:

   • اختر بداية الفترة الزمنية (Date Period Start)، مثل صباحاً (Morning) أو بعد الظهر (Afternoon)، عندما يكون الطلب لنصف يوم.
   • فعّل نصف يوم (Half Day) عند تسجيل إجازة نصف يوم.
   • فعّل ساعات مخصصة (Custom Hours) عند تسجيل إجازة بالساعات، ثم أدخل من الساعة (Hour from) وإلى الساعة (Hour to).

6. أدخل سبب الطلب أو ملاحظاته في الوصف (Description)، ثم استخدم إرفاق ملف (Attach File) لإضافة مستند عند الحاجة.

7. راجع الحالة (Status). عند إنشاء طلب الإجازة، تكون الحالة بانتظار التقديم (To Submit).

نصيحة: طابق طريقة الفترة مع إعداد نوع الإجازة. إذا كان النوع محسوباً بالأيام، فلا تستخدم ساعات مخصصة؛ وإذا كان محسوباً بالساعات، فأدخل وقت البداية ووقت النهاية بدقة.

3. اتخاذ قرار التقديم أو تعديل الطلب

1. عندما تكون البيانات مكتملة والطلب في حالة بانتظار التقديم (To Submit)، اضغط تأكيد (Confirm) لإرساله إلى مسار الاعتماد.
2. بعد التأكيد، تصبح الحالة بانتظار الموافقة (To Approve).
3. إذا احتجت إلى مراجعة البيانات قبل استكمال المعالجة، اضغط وضع كمسودة (Mark as Draft) لإعادة الطلب إلى مرحلة التحرير.
4. إذا لم يعد الطلب مطلوباً، اضغط إلغاء (Cancel) لإلغائه.

4. اعتماد الطلب أو رفضه

1. افتح الطلب الذي حالته بانتظار الموافقة (To Approve).

2. راجع نوع الإجازة والموظف أو القسم والموعد والوصف والمرفقات قبل اتخاذ القرار.

3. اختر أحد القرارين:

   • اضغط اعتماد (Approve) لمتابعة الطلب ضمن مسار الاعتماد.
   • اضغط رفض (Refuse) إذا لم تتم الموافقة على الطلب؛ تصبح الحالة مرفوضة (Refused).

4. إذا كان نوع الإجازة يتطلب مستوى اعتماد إضافياً، تصبح الحالة الموافقة الثانية (Second Approval) بعد مرحلة الاعتماد الأولى.

5. عند اكتمال التحقق المطلوب، اضغط تحقّق (Validate) لجعل الطلب معتمدة (Approved).

تحذير: لا تعتمد طلباً قبل التحقق من أن نوع الإجازة يتبع سياسة الرصيد الصحيحة. فالأنواع التي تتطلب مخصصات تحتاج إلى رصيد صالح، ما لم يكن السماح بالرصيد السالب مفعّلاً في إعدادات النوع.

5. طلب مخصصات عند الحاجة إلى رصيد

1. إذا كان نوع الإجازة مضبوطاً على نعم (Yes) في يتطلب مخصصات (Requires allocation) ولم يكن لدى الموظف رصيد صالح، اضغط طلب مخصصات جديد من شاشة الإجازات.
2. أكمل طلب المخصصات وفق نوع الإجازة والجهة المعنية.
3. بعد توفر المخصصات الصالحة، أنشئ طلب الإجازة وقدمه باستخدام تأكيد (Confirm).

أمثلة

يريد موظف تقديم طلب إجازة سنوية لنصف يوم صباحاً في 15 أغسطس.

1. يفتح مسؤول الإجازات شاشة الإجازات ويضغط جديد.
2. يختار حسب الموظف (By Employee) في نمط التخصيص (Allocation Mode).
3. يحدد الموظف في الموظف (Employee)، ثم يختار الإجازة السنوية في نوع الإجازة (Time Off Type).
4. يدخل 15 أغسطس في تاريخ بدء الطلب (Request Start Date).
5. يفعّل نصف يوم (Half Day) ويختار صباحاً (Morning) في بداية الفترة الزمنية (Date Period Start).
6. يكتب في الوصف (Description): «موعد شخصي».
7. يراجع أن الحالة هي بانتظار التقديم (To Submit)، ثم يضغط تأكيد (Confirm). تصبح الحالة بانتظار الموافقة (To Approve).
8. يراجع المعتمد الطلب ويضغط اعتماد (Approve). إذا كانت سياسة النوع تتطلب اعتماداً إضافياً، تظهر حالة الموافقة الثانية (Second Approval).
9. يستكمل مسؤول الإجازات التحقق بالضغط على تحقّق (Validate)، فتكون النتيجة حالة معتمدة (Approved) ويظهر الطلب في التقويم.

نصائح

• نصيحة: استخدم إرفاق ملف (Attach File) لحفظ أي وثيقة ذات صلة بالطلب ضمن السجل نفسه.
• ملاحظة: تحدد إعدادات التحقق من الإجازة (Time Off Validation) من يتولى اعتماد طلبات ذلك النوع؛ راجعها عند اختلاف مسار الاعتماد بين أنواع الإجازات.
• نصيحة: استخدم عرض التقويم مع السابق والتالي لمراجعة الطلبات خلال الفترة المستهدفة قبل تثبيت طلب جديد.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

روابط ذات صلة

• الإجازات — نظرة عامة
• الإجازات — مرجع الحقول
• حسب الموظف
• الإجازات — مسار التعلم
• الشركات
• الموظفين
• الموظفين — مرجع الحقول
• أنواع الإجازات — مرجع الحقول
• المستخدمون
• حسب النوع
• الإجازات
• المخصصات
• أيام إلزامية
• الإجازات الرسمية
• نظرة عامة