دورة الحالة: مسودة ← مؤكدة ← قيد التنفيذ ← Effectiveness Check ← مغلقة ← ملغاة
نظرة عامة
تُستخدم ميزة استدعاء الأصناف لتسجيل ومتابعة حالات استدعاء الدفعات المتأثرة بمخاطر صحية أو تنظيمية، بدءاً من المسودة وحتى إغلاق الاستدعاء أو إلغائه. يستخدمها مخطط الإنتاج وأمين المستودع بالتنسيق مع مسؤول الجودة لتحديد الدفعات المصدر والدفعات المتأثرة، وتوثيق سبب الاستدعاء ونطاقه وعمقه.
تتبع حالة الاستدعاء دورة واضحة: مسودة (Draft)، ثم مؤكدة (Confirmed)، ثم قيد التنفيذ (In Progress)، ثم فحص الفاعلية (Effectiveness Check)، وأخيراً مغلقة (Closed) أو ملغاة (Cancelled).
سير العمل
انتقل إلى التصنيع > الجودة > التتبع > استدعاء الأصناف، ثم اضغط جديد لإنشاء سجل استدعاء جديد.
في حالة مسودة (Draft)، سجّل بيانات الاستدعاء الأساسية قبل تأكيده:
اختر الخطورة (Severity) لتصنيف مستوى الخطر:
الفئة الأولى — خطر صحي جسيم (Class I - Serious Health Risk).
الفئة الثانية — خطر صحي مؤقت (Class II - Temporary Health Risk).
الفئة الثالثة — تنظيمي/وسم (Class III - Regulatory/Labeling).
اختر فئة السبب (Reason Category)، مثل تلوث (Contamination) أو مسبب حساسية غير معلن (Undeclared Allergen) أو جسم غريب (Foreign Body) أو خطأ في الوسم (Labeling Error) أو خطر كيميائي (Chemical Hazard) أو خطر ميكروبيولوجي (Microbiological) أو أخرى (Other).
أدخل وصف السبب (Reason Description) لشرح الواقعة.
حدّد دفعات المصدر (Source Lots) التي يبدأ منها التحقيق.
حدّد الشركة (Company) المسؤولة عن الاستدعاء.
عند الحاجة، اختر النطاق (Scope): طوعي (Voluntary) أو إلزامي — تنظيمي (Mandatory (Regulatory)).
حدّد العمق (Depth) المناسب: على مستوى المستهلك (Consumer Level) أو على مستوى الجملة (Wholesale Level) أو على مستوى التوزيع (Distribution Level).
فعّل استدعاء تجريبي (Mock Recall (Drill)) إذا كان السجل محاكاة أو تمريناً للاستدعاء، وليس حالة فعلية.
أضف المرجع التنظيمي (Regulatory Reference) وبادَر به (Initiated By) وتاريخ البدء (Initiated On) عند توفرها.
ملاحظة: الحقول الحالة (Status) والخطورة (Severity) وفئة السبب (Reason Category) ووصف السبب (Reason Description) ودفعات المصدر (Source Lots) والشركة (Company) مطلوبة لإكمال سجل الاستدعاء.
عندما تكون بيانات المسودة مكتملة وجاهزة لاتخاذ القرار، اضغط تأكيد (Confirm). تنتقل الحالة (Status) من مسودة (Draft) إلى مؤكدة (Confirmed)، وسجّل تاريخ التأكيد (Confirmed On) عند توثيقه في السجل.
بعد اعتماد بدء معالجة الاستدعاء، اضغط بدء الاستدعاء (Start Recall). تنتقل الحالة من مؤكدة (Confirmed) إلى قيد التنفيذ (In Progress). استخدم حقل الدفعات المتأثرة (Affected Lots) لتحديد الدفعات المشمولة بالاستدعاء أثناء التنفيذ.
تحذير: راجع دفعات المصدر (Source Lots) والدفعات المتأثرة (Affected Lots) بعناية قبل الانتقال إلى فحص الفاعلية؛ فالدفعات المحددة هي أساس نطاق سجل الاستدعاء.
عندما يكتمل تنفيذ إجراءات الاستدعاء وتحتاج إلى الانتقال إلى مرحلة التحقق، اضغط فحص الفاعلية (Effectiveness Check). تنتقل الحالة من قيد التنفيذ (In Progress) إلى فحص الفاعلية (Effectiveness Check).
اتخذ قرار الإنهاء:
إذا اكتملت مراجعة فاعلية الاستدعاء، اضغط إغلاق (Close) لنقل السجل إلى حالة مغلقة (Closed). دوّن تاريخ الإغلاق (Closed On) عند توفره.
إذا تقرر عدم متابعة الاستدعاء، اضغط إلغاء (Cancel) لنقل السجل إلى حالة ملغاة (Cancelled).
استخدم القائمة لمراجعة سجل الاستدعاءات بحسب الحالة (Status) والخطورة (Severity) وفئة السبب (Reason Category) والشركة. لا تستخدم إزالة إلا عندما يكون المطلوب إزالة العنصر المحدد من القائمة.
أمثلة
استدعاء فعلي بسبب مسبب حساسية غير معلن
تبيّن أثناء مراجعة منتج غذائي أن إحدى الدفعات قد تحتوي على مسبب حساسية غير معلن على الملصق. ينشئ مسؤول الجودة استدعاءً جديداً من التصنيع > الجودة > التتبع > استدعاء الأصناف ويُدخل البيانات التالية:
الحقل
القيمة
الخطورة (Severity)
الفئة الأولى — خطر صحي جسيم (Class I - Serious Health Risk)
فئة السبب (Reason Category)
مسبب حساسية غير معلن (Undeclared Allergen)
وصف السبب (Reason Description)
احتمال وجود مسبب حساسية غير معلن في ملصق المنتج
دفعات المصدر (Source Lots)
الدفعات التي خضعت للمراجعة
الشركة (Company)
الشركة المسؤولة عن المنتج
النطاق (Scope)
إلزامي — تنظيمي (Mandatory (Regulatory))
العمق (Depth)
على مستوى المستهلك (Consumer Level)
استدعاء تجريبي (Mock Recall (Drill))
غير مفعّل
المرجع التنظيمي (Regulatory Reference)
مرجع الإجراء أو الإخطار ذي الصلة
بعد مراجعة الحقول المطلوبة، يضغط المستخدم تأكيد (Confirm)، فتكون الحالة مؤكدة (Confirmed). عند بدء إجراءات الاستدعاء، يضغط بدء الاستدعاء (Start Recall) فتنتقل الحالة إلى قيد التنفيذ (In Progress)، ويحدّد الدفعات المتأثرة (Affected Lots).
بعد اكتمال الإجراءات، يضغط فحص الفاعلية (Effectiveness Check) لتصبح الحالة فحص الفاعلية (Effectiveness Check). وعندما تكتمل المراجعة، يضغط إغلاق (Close) لتصبح الحالة مغلقة (Closed).
نصائح
نصيحة: استخدم استدعاء تجريبي (Mock Recall (Drill)) لتمييز تمارين الاستدعاء بوضوح عن الاستدعاءات الفعلية.
ملاحظة: اختر العمق (Depth) بما يطابق مستوى الاستدعاء المطلوب؛ إذ يميّز السجل بين مستوى المستهلك والجملة والتوزيع.
اكتب وصف السبب (Reason Description) بصورة محددة ومباشرة حتى يمكن فهم سبب الاستدعاء عند مراجعة السجل لاحقاً.
احتفظ بـ المرجع التنظيمي (Regulatory Reference) عندما يرتبط الاستدعاء بمتطلب أو إخطار تنظيمي.
راجع حالة كل استدعاء بانتظام لتحديد السجلات التي لا تزال مسودة (Draft) أو مؤكدة (Confirmed) أو قيد التنفيذ (In Progress).
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
العرض
السبب المحتمل
الإجراء
لا يمكن استكمال سجل الاستدعاء كما هو متوقع.
أحد الحقول المطلوبة غير مكتمل.
راجع الحالة (Status) والخطورة (Severity) وفئة السبب (Reason Category) ووصف السبب (Reason Description) ودفعات المصدر (Source Lots) والشركة (Company).
لا يظهر الاستدعاء في مرحلة التنفيذ.
لم يُنقل السجل من مؤكدة (Confirmed) إلى قيد التنفيذ (In Progress).
افتح السجل المؤكد واضغط بدء الاستدعاء (Start Recall).
لا يمكن اعتبار الاستدعاء منتهياً في المتابعة.
لم يُغلق السجل بعد مرحلة فحص الفاعلية (Effectiveness Check).
أكمل المراجعة ثم اضغط إغلاق (Close) لنقل الحالة إلى مغلقة (Closed).
ظهر الاستدعاء ضمن السجلات الفعلية رغم أنه تمرين.
لم يتم تفعيل استدعاء تجريبي (Mock Recall (Drill)) عند إنشاء السجل.
راجع السجل وحدد أنه تمرين باستخدام الحقل المخصص للمحاكاة عند إعداد الاستدعاءات التدريبية.
Was this page helpful?