التطبيقات › المبيعات

المبيعات — المبيعات

دورة الحالة: عرض سعر ← تم إرسال عرض السعر ← أمر بيع ← ملغاة

نظرة عامة

تُستخدم قائمة المبيعات (Sales) لمتابعة عروض الأسعار وأوامر البيع المسجلة، والتحقق من حالة الاعتماد والتنفيذ والفوترة لكل سجل. يستخدمها مندوب المبيعات لمتابعة دورة البيع، ويستخدمها مدير المالية للتحقق من شروط السداد والفواتير، كما يستفيد منها مسؤول المستودع ومخطط الإنتاج من معلومات المستودع وتاريخ التسليم المطلوب ومصدر التنفيذ.

تعرض القائمة مرجع الطلب والعميل وعناوين الفوترة والتسليم وتاريخ الطلب والمستودع والشركة، إلى جانب حالة المستند وحالة الاعتماد.

ملاحظة: يشير تاريخ الطلب (Order Date) إلى تاريخ إنشاء السجل عندما يكون عرض سعر أو تم إرسال عرض السعر، وإلى تاريخ التأكيد بعد أن يصبح أمر بيع.

سير العمل

1. مراجعة سجل المبيعات قبل اتخاذ القرار

راجع السجل في قائمة المبيعات (Sales) قبل إرساله أو تأكيده. ركّز على الحقول المطلوبة التي تحدد العميل والتنفيذ والتسليم:

الحقل	الاستخدام
مرجع الطلب (Order Reference)	المعرّف المطلوب لسجل المبيعات.
العميل (Customer)	العميل المرتبط بعرض السعر أو أمر البيع.
عنوان الفاتورة (Invoice Address)	العنوان المطلوب لإصدار الفاتورة.
عنوان التسليم (Delivery Address)	العنوان المطلوب لتسليم المنتجات.
تاريخ الطلب (Order Date)	تاريخ إنشاء عرض السعر أو تاريخ تأكيد أمر البيع، بحسب حالة السجل.
المستودع (Warehouse)	المستودع المطلوب لتنفيذ الطلب.
الشركة (Company)	الشركة التي يتبع لها السجل.
سياسة الشحن (Shipping Policy)	تحدد ما إذا كان التسليم يتم عند توفر المنتجات أو بعد جاهزية جميع المنتجات.
مصدر التنفيذ (Fulfillment Source)	يوضح مصدر تنفيذ الطلب، مثل مركبة المندوب أو مستودع الفرع أو منطقة المنتجات النهائية في المصنع أو طلب مسبق مؤجل.
تاريخ التسليم الموعود (Promised Delivery Date)	لتلبية الطلبات من مصدر التنفيذ `pre_order_no_stock`، وهو التاريخ المتوقع لتحويل الطلب فيه إلى عملية تجهيز نشطة من مستودع الفرع.
تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date)	التاريخ الذي يرغب الموزع في استلام الطلب فيه.
تاريخ الانتهاء (Expiration)	تاريخ انتهاء عرض السعر.
قائمة الأسعار (Pricelist)	قائمة الأسعار المستخدمة في السجل؛ يؤثر تغييرها في البنود المضافة لاحقاً فقط.
شروط السداد (Payment Terms)	القواعد التي تحدد مواعيد وأقساط دفع الفواتير.

المبيعات — المبيعات

تحذير: عند تغيير قائمة الأسعار (Pricelist)، لا تتغير إلا البنود التي ستضيفها لاحقاً. راجع البنود الحالية قبل المتابعة إذا كان تغيير الأسعار مطلوباً لها أيضاً.

2. قرار الإرسال: إبقاء عرض السعر أو إرساله إلى العميل

عندما تكون الحالة (Status) هي عرض سعر (Quotation)، يكون السجل في مرحلة تقديم العرض للعميل.

تحقق من العميل (Customer) وعنوانَي الفاتورة والتسليم وتاريخ التسليم المطلوب قبل الإرسال.
إذا كان العرض جاهزاً للمشاركة مع العميل، استخدم إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email).
بعد الإرسال، راقب الحالة (Status) لتظهر تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent).
إذا احتجت إلى مشاركة مستند شكلي قبل الفوترة، استخدم إرسال فاتورة أولية (Send PRO-FORMA Invoice).
إذا تطلبت المراجعة إصدار نسخة بديلة من العرض، استخدم إنشاء إصدار (Create Version)، ثم راجع النسخة الناتجة قبل إرسالها.

يمكنك استخدام معاينة (Preview) لمراجعة العرض قبل إرساله. وعند الحاجة إلى تذكير العميل بشأن العرض، استخدم إرسال رسالة استرداد بالبريد الإلكتروني (Send a Recovery Email).

نصيحة: استخدم تاريخ الانتهاء (Expiration) مع عروض الأسعار التي تتطلب قراراً خلال فترة محددة، ثم راجع حالة العرض قبل إعادة إرساله أو إنشاء إصدار جديد منه.

3. قرار الاعتماد: التحقق من حالة الاعتماد قبل التأكيد

تابع حالة الاعتماد (Approval Status) بالتوازي مع حالة المبيعات. الحالات المتاحة هي:

حالة الاعتماد	الدلالة العملية في القائمة
مسودة (Draft)	سجل في مرحلة أولية من الاعتماد.
بانتظار الموافقة (Pending Approval)	السجل ينتظر نتيجة الاعتماد.
معتمدة (Approved)	السجل يحمل حالة اعتماد معتمدة.
مرفوضة (Rejected)	السجل لم يحصل على الاعتماد.

قبل تحويل العرض إلى أمر بيع، تحقق من أن حالة الاعتماد (Approval Status) مناسبة لإجراءات منشأتك.
إذا كانت الحالة بانتظار الموافقة (Pending Approval)، لا تتعامل مع السجل على أنه أمر بيع مؤكد حتى تتغير نتيجة الاعتماد.
إذا كانت الحالة مرفوضة (Rejected)، راجع العرض أو أنشئ إصداراً جديداً باستخدام إنشاء إصدار (Create Version) عند الحاجة.

لا تعرض هذه القائمة إجراءً مستقلاً لنقل حالة الاعتماد بين مسودة (Draft) وبانتظار الموافقة (Pending Approval) ومعتمدة (Approved) ومرفوضة (Rejected)؛ استخدم حالة الاعتماد المعروضة كمرجع لاتخاذ قرار التأكيد أو المراجعة.

4. قرار التأكيد: تحويل العرض إلى أمر بيع

عندما يوافق العميل على عرض السعر وتكون بياناته جاهزة، حوّله إلى أمر بيع.

راجع سياسة الشحن (Shipping Policy):
- اختر في أقرب وقت ممكن (As soon as possible) عندما تريد جدولة أمر التسليم وفق أقصر مهلة توريد للمنتجات.
- اختر عندما تصبح جميع المنتجات جاهزة (When all products are ready) عندما تريد تسليم جميع المنتجات معاً؛ عندها يُجدول أمر التسليم وفق أطول مهلة توريد.
تحقق من المستودع (Warehouse) ومصدر التنفيذ (Fulfillment Source) وتاريخ التسليم الموعود (Promised Delivery Date)، خصوصاً عند استخدام تنفيذ الطلب المسبق المؤجل.
اضغط تأكيد (Confirm).
تحقق من تحول الحالة (Status) من عرض سعر (Quotation) أو تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent) إلى أمر بيع (Sales Order).

بعد التأكيد، استخدم إلغاء القفل (Unlock) عند توفره إذا احتجت إلى فتح السجل للمراجعة قبل تنفيذ الإجراء التالي.

ملاحظة: تعتمد جدولة التسليم على سياسة الشحن (Shipping Policy)، وليس على تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date) وحده. راجع التاريخين معاً عند الالتزام بموعد العميل.

5. قرار الفوترة والتنفيذ بعد التأكيد

عندما تصبح الحالة (Status) هي أمر بيع (Sales Order)، تابع الإجراءات المتاحة بحسب احتياج العملية.

لإنشاء فاتورة مرتبطة بالسجل، اضغط إنشاء فاتورة (Create Invoice).
إذا كان الطلب يتطلب إنشاء مشروع، اضغط إنشاء مشروع (Create Project).
عند استخدام إجراء التقاط معاملة، اضغط التقاط المعاملة (Capture Transaction).
إذا تطلبت العملية إبطال معاملة، اضغط إبطال المعاملة (Void Transaction).
استمر في مراجعة شروط السداد (Payment Terms) لضمان توافق الفاتورة مع مواعيد الدفع المتفق عليها.

6. قرار الإلغاء: إيقاف عرض السعر أو أمر البيع

إذا تقرر عدم متابعة السجل، أوقفه بدلاً من اعتباره عرضاً أو أمراً نشطاً.

تأكد من سبب الإلغاء ومن أن السجل لا ينبغي متابعته بالتأكيد أو الفوترة.
اضغط إلغاء (Cancel).
تحقق من ظهور ملغاة (Cancelled) في الحالة (Status).

أمثلة

بيع أجهزة شبكات لفرع عميل

يريد مندوب مبيعات إعداد عرض لعميل يطلب أجهزة شبكات لتسليمها إلى فرعه خلال أسبوعين.

يراجع سجل المبيعات ويتحقق من إدخال مرجع الطلب (Order Reference) مثل SO-2026-0148، والعميل (Customer) مثل «شركة المدار التجارية».
يتحقق من أن عنوان الفاتورة (Invoice Address) هو الإدارة المالية للعميل، وأن عنوان التسليم (Delivery Address) هو فرع العميل في المنطقة الصناعية.
يحدد المستودع (Warehouse) الخاص بالفرع الذي سيجري منه التنفيذ، ويختار في أقرب وقت ممكن (As soon as possible) في سياسة الشحن (Shipping Policy) لأن بعض الأجهزة متاحة قبل غيرها.
يسجل تاريخ العميل في تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date)، ويراجع شروط السداد (Payment Terms) قبل إرسال العرض.
تكون الحالة (Status) هي عرض سعر (Quotation)، فيستخدم معاينة (Preview) ثم إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email). تصبح الحالة تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent).
بعد تأكيد العميل ومراجعة حالة الاعتماد (Approval Status)، يستخدم تأكيد (Confirm). تصبح الحالة (Status) هي أمر بيع (Sales Order).
عند جاهزية الإجراء المالي، يستخدم إنشاء فاتورة (Create Invoice) لإنشاء الفاتورة المرتبطة بأمر البيع.

نصائح

نصيحة: استخدم مصدر التنفيذ (Fulfillment Source) للتحقق من موقع تنفيذ الطلب قبل التأكيد، خاصةً عندما يعتمد الطلب على مركبة مندوب أو مستودع فرع أو طلب مسبق مؤجل.

تحذير: لا تستخدم إلغاء (Cancel) كبديل عن تعديل عرض السعر؛ يؤدي الإجراء إلى حالة ملغاة (Cancelled).

راجع الشركة (Company) قبل إرسال عرض السعر أو تأكيده، خصوصاً عند العمل ضمن بيئة متعددة الشركات.
استخدم إنشاء إصدار (Create Version) عند الحاجة إلى تقديم عرض معدل بدلاً من الاعتماد على العرض السابق.
راجع تاريخ التسليم الموعود (Promised Delivery Date) للطلبات المنفذة من مصدر pre_order_no_stock، لأنه التاريخ المتوقع لتحويلها إلى عملية تجهيز نشطة من مستودع الفرع.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

العرض	السبب المحتمل	المعالجة
لا يمكن اعتبار السجل جاهزاً للتأكيد	إحدى البيانات المطلوبة، مثل العميل أو المستودع أو الشركة أو سياسة الشحن، غير مكتملة.	راجع الحقول المطلوبة في السجل وأكملها قبل استخدام تأكيد (Confirm).
تغيرت قائمة الأسعار ولم تتغير الأسعار المتوقعة للبنود الموجودة	تؤثر قائمة الأسعار (Pricelist) في البنود المضافة حديثاً فقط.	راجع البنود الحالية قبل المتابعة، ثم أضف البنود الجديدة بعد اختيار قائمة الأسعار الصحيحة.
موعد التسليم لا يتوافق مع توقع العميل	قد تختلف جدولة التسليم بحسب سياسة الشحن (Shipping Policy) ومهل توريد المنتجات.	راجع خيار السياسة وتاريخ التسليم المطلوب وتاريخ التسليم الموعود قبل تأكيد أمر البيع.
لا يزال العرض غير قابل للمتابعة داخلياً	تظهر حالة الاعتماد (Approval Status) على أنها بانتظار الموافقة (Pending Approval) أو مرفوضة (Rejected).	راجع نتيجة الاعتماد، وأنشئ إصداراً جديداً باستخدام إنشاء إصدار (Create Version) عند الحاجة إلى تعديل العرض.

المبيعات