مسارات التعلم › الشراء

هذا المسار مخصص لموظفي الشراء ومسؤولي التهيئة الذين يعملون على تطبيق الشراء. ستتعلم كيف تهيئ بيانات الأصناف وأسعار الموردين، وتدير أوامر الشراء والطلبات الشاملة، ثم تستخدم تقارير الشراء لمتابعة النشاط واتخاذ قرارات مبنية على البيانات.

أهداف التعلم

في نهاية هذا المسار ستتمكن من تهيئة بيئة الشراء بما يتناسب مع إجراءات مؤسستك.
في نهاية هذا المسار ستتمكن من إعداد الأصناف ومتغيرات الصنف للاستخدام في عمليات الشراء.
في نهاية هذا المسار ستتمكن من إدارة قوائم أسعار المورد وربطها بقرارات الشراء اليومية.
في نهاية هذا المسار ستتمكن من إنشاء ومتابعة أمر شراء من شاشة أوامر الشراء.
في نهاية هذا المسار ستتمكن من استخدام الطلبات الشاملة لتنظيم الاحتياجات الشرائية المتكررة أو المشتركة.
في نهاية هذا المسار ستتمكن من مراجعة تقارير الشراء لاستخلاص مؤشرات تساعد على تحسين عمليات الشراء.

المتطلبات الأساسية

الوصول إلى تطبيق الشراء.
صلاحية الوصول إلى شاشة الإعدادات عند تنفيذ أعمال التهيئة.
صلاحية الوصول إلى شاشات الأصناف، متغيرات الصنف، وقوائم أسعار المورد.
صلاحية العمل على شاشة أوامر الشراء وعلى الطلبات الشاملة.
فهم أساسي لاحتياجات مؤسستك الشرائية والأصناف التي يتم شراؤها من الموردين.

الوحدة 1: تأسيس بيانات الشراء

الهدف: إعداد البيئة والبيانات المرجعية التي تعتمد عليها عمليات الشراء اليومية.

الدرس 1.1: التعرف على مساحة عمل الشراء

عندما تبدأ العمل في الشراء، تحتاج أولاً إلى معرفة نقطة الدخول التي تجمع أنشطة التطبيق. افتح شاشة الشراء للتنقل إلى مناطق العمل المتاحة، ثم انتقل إلى شاشة الإعدادات لمراجعة خيارات التهيئة التي تؤثر في أسلوب عمل مؤسستك. استخدم هذه المراجعة لتحديد ما يجب أن يكون موحداً قبل بدء المستخدمين بإنشاء أوامر الشراء.

تدريب عملي: افتح الشراء، ثم انتقل إلى الإعدادات وحدد إعداداً واحداً يحتاج إلى مراجعة في مؤسستك.

الدرس 1.2: تجهيز الأصناف للشراء

لشراء صنف بصورة متسقة، يجب أن يكون الصنف متاحاً ضمن بيانات الأصناف. افتح شاشة الأصناف لمراجعة الأصناف المستخدمة في الشراء وإضافة أو تحديث بيانات الصنف عند الحاجة. إذا كان الصنف يتوفر بخيارات متعددة، انتقل إلى شاشة متغيرات الصنف لمراجعة المتغيرات المرتبطة به واستخدام المتغير المناسب في عملية الشراء.

تدريب عملي: راجع صنفاً في الأصناف، ثم تحقق مما إذا كانت له متغيرات في متغيرات الصنف.

الدرس 1.3: تنظيم قوائم أسعار المورد

عند وجود أكثر من مورد أو أكثر من سعر للصنف، تحتاج إلى مرجع واضح للأسعار قبل إنشاء أمر شراء. افتح شاشة قوائم أسعار المورد لمراجعة بيانات أسعار الموردين للأصناف. استخدم هذه الشاشة للتحقق من أن السعر الذي ستعتمد عليه عملية الشراء متاح ضمن بيانات المورد، ثم ارجع إلى الأصناف للتأكد من أن الصنف المقصود هو الصنف الصحيح.

تدريب عملي: افتح قوائم أسعار المورد وابحث عن سجل سعر مورد مرتبط بصنف تراجعه في الأصناف.

الوحدة 2: تنفيذ الشراء اليومي

الهدف: تحويل الاحتياج الشرائي إلى أمر شراء قابل للمتابعة.

الدرس 2.1: إنشاء أمر شراء لاحتياج محدد

عندما تطلب جهة داخلية شراء صنف، ابدأ بمراجعة الصنف وسعر المورد قبل تسجيل الطلب. تحقق من الصنف في الأصناف ومن بياناته في قوائم أسعار المورد، ثم افتح شاشة أوامر الشراء لإنشاء أمر شراء جديد. راجع تفاصيل أمر الشراء قبل اعتماده وفق إجراءات مؤسستك.

تدريب عملي: استخدم أوامر الشراء لإنشاء مسودة أمر شراء لصنف سبق أن راجعته.

الدرس 2.2: متابعة أوامر الشراء أثناء العمل

بعد إنشاء أمر شراء، يحتاج مسؤول الشراء إلى متابعة السجلات المفتوحة والتمييز بين ما يحتاج إلى إجراء وما أصبح منجزاً وفق إجراءات العمل. افتح شاشة أوامر الشراء لمراجعة أوامر الشراء والانتقال إلى الأمر الذي يحتاج إلى متابعة. استخدم شاشة الشراء كمدخل سريع للعودة إلى منطقة الطلبات أثناء يوم العمل.

تدريب عملي: افتح أوامر الشراء وحدد أمر شراء واحداً يحتاج إلى متابعة، ثم دوّن الإجراء التالي المطلوب له.

الدرس 2.3: التحقق من اتساق بيانات أمر الشراء

لتقليل أخطاء الشراء، راجع البيانات المرجعية عند ملاحظة اختلاف في الصنف أو السعر في أمر شراء. افتح أمر الشراء من أوامر الشراء، ثم قارن الصنف مع سجله في الأصناف والسعر المرجعي في قوائم أسعار المورد. حدّث السجل المناسب وفق سياسة مؤسستك قبل متابعة أمر الشراء.

تدريب عملي: اختر أمراً من أوامر الشراء وراجع الصنف المرتبط به في شاشتي الأصناف وقوائم أسعار المورد.

الوحدة 3: تنظيم الاحتياجات الشرائية المتقدمة

الهدف: استخدام الطلبات الشاملة لتخطيط الاحتياجات المشتركة أو المتكررة قبل تنفيذ أوامر الشراء.

الدرس 3.1: تجميع الاحتياجات في طلب شامل

عندما تكون هناك احتياجات شرائية متكررة أو تحتاج إلى تنسيق بين عدة أطراف، استخدم الطلب الشامل بدلاً من بدء كل احتياج بصورة منفصلة. افتح شاشة الطلبات الشاملة لمراجعة الطلبات الشاملة الحالية أو إنشاء طلب شامل جديد. راجع الأصناف المعنية من شاشة الأصناف حتى يكون نطاق الطلب الشامل واضحاً.

تدريب عملي: افتح الطلبات الشاملة وراجع طلباً شاملاً موجوداً وحدد الأصناف التي يغطيها.

الدرس 3.2: الانتقال من التخطيط إلى التنفيذ الشرائي

بعد تنظيم الاحتياج في الطلب الشامل، يحتاج فريق الشراء إلى متابعة التنفيذ من خلال أوامر الشراء. ابدأ من الطلبات الشاملة لمراجعة الاحتياج المجمع، ثم انتقل إلى أوامر الشراء لتنفيذ الشراء وفق الإجراء المعتمد. قبل التنفيذ، استخدم قوائم أسعار المورد للتحقق من بيانات السعر المتاحة.

تدريب عملي: اختر طلباً شاملاً من الطلبات الشاملة وحدد أمر الشراء الذي ستراجعه أو ستنشئه لتنفيذ احتياجه.

الدرس 3.3: مراجعة المتغيرات عند تخطيط الاحتياج

قد تكون الحاجة الشرائية مرتبطة بمتغير محدد وليس بالصنف العام فقط. في هذه الحالة، افتح متغيرات الصنف لتحديد المتغير المطلوب، ثم راجع الصنف الأساسي في الأصناف. استخدم هذه المراجعة قبل تضمين الاحتياج في الطلبات الشاملة أو في أمر شراء.

تدريب عملي: اختر متغير صنف من متغيرات الصنف وتحقق من الصنف المرتبط به في الأصناف.

الوحدة 4: تحليل الشراء والتحسين المستمر

الهدف: استخدام بيانات الشراء لمراجعة الأداء وتحسين قرارات الشراء القادمة.

الدرس 4.1: مراجعة نشاط الشراء بالتقارير

عندما تحتاج إلى فهم حجم النشاط الشرائي أو متابعة الاتجاهات، استخدم شاشة تقرير الشراء. افتح الشراء لمراجعة بيانات التحليل المتاحة، ثم ارجع إلى أوامر الشراء للتحقق من السجلات التي تتطلب تفسيراً أو متابعة إضافية. ركز على تحويل الملاحظة من التقرير إلى إجراء عملي على أوامر الشراء.

تدريب عملي: افتح الشراء وحدد ملاحظة واحدة تريد التحقق منها في أوامر الشراء.

الدرس 4.2: تحسين بيانات الأسعار بناءً على المراجعة

إذا أظهر تحليل الشراء اختلافات متكررة في الأسعار أو استخداماً غير متوقع لصنف معين، ابدأ من الشراء لتحديد موضع المراجعة. بعد ذلك، افحص بيانات الصنف في الأصناف وبيانات المورد في قوائم أسعار المورد. بهذه الطريقة تربط التحليل ببيانات مرجعية يمكن مراجعتها وتحسينها.

تدريب عملي: اختر ملاحظة من الشراء ثم حدد ما إذا كانت تتطلب مراجعة الأصناف أو قوائم أسعار المورد.

الاختبار الختامي

تحتاج إلى شراء صنف، لكنك تريد التحقق من السعر المرتبط بالمورد قبل إنشاء أمر شراء. ما الشاشة التي تبدأ منها، وما الشاشة التي تستخدمها بعد ذلك لتنفيذ الطلب؟
لاحظت أن الاحتياج يتعلق بخيار محدد من صنف له عدة خيارات. ما الشاشة التي تستخدمها لتحديد الخيار الصحيح قبل إدراجه في طلب شامل؟
لديك احتياجات شرائية متكررة تريد تنظيمها أولاً قبل متابعة التنفيذ عبر أوامر الشراء. أين تدير هذه الاحتياجات، وأين تتابع التنفيذ؟
ظهر في تقرير الشراء أمر يحتاج إلى مراجعة تفصيلية. ما الشاشة التي تفتحها بعد التقرير للتحقق من سجل الأمر؟
اكتشفت أثناء مراجعة أمر شراء أن بيانات السعر تحتاج إلى تحقق مقابل بيانات المورد. ما الشاشة التي تستخدمها لمراجعة بيانات السعر؟

الإجابات

ابدأ من قوائم أسعار المورد، ثم استخدم أوامر الشراء لإنشاء مسودة أمر شراء؛ لأن الأولى مرجع أسعار المورد والثانية مخصصة لإدارة أمر الشراء.
استخدم متغيرات الصنف؛ لأنها الشاشة المخصصة لمراجعة متغيرات الصنف قبل إدراج الاحتياج في الطلبات الشاملة.
استخدم الطلبات الشاملة لتنظيم الاحتياجات، ثم أوامر الشراء لمتابعة التنفيذ؛ لأن الطلب الشامل يسبق تنفيذ الشراء في هذا السيناريو.
افتح أوامر الشراء؛ لأن تقرير الشراء يحدد موضع المراجعة، بينما سجل أمر الشراء يوفر تفاصيل المتابعة.
استخدم قوائم أسعار المورد؛ لأنها الشاشة المخصصة لبيانات أسعار الموردين.

الشراء — مسار التعلم