دورة الحالة: Incoming ← قيد التنفيذ ← منتهية ← مغلقة
نظرة عامة
تُستخدم صفحة العقود في تطبيق الأسطول لتسجيل عقود المركبات ومتابعة تكاليفها المتكررة وتواريخ بدايتها وانتهائها وحالتها. يستخدمها مسؤول الأسطول أو المسؤول المالي عند إنشاء عقد مرتبط بمركبة ومورد، ثم متابعة صلاحيته إلى أن يصبح قيد التنفيذ أو منتهياً أو مغلقاً.
تفتح القائمة من المسار: الأسطول > الأسطول > العقود.
ملاحظة: يرتبط كل عقد بحقل المركبة (Vehicle) الإلزامي؛ لذلك لا يمكن إنشاء سجل عقد من دون تحديد المركبة المعنية.
سير العمل
افتح قائمة العقود من الأسطول > الأسطول > العقود، ثم راجع العقود القائمة بحسب المركبة والاسم والمرجع والحالة وتواريخ التغطية.
العقود — الأسطول › الأسطول › العقود
استخدم هذه القائمة لتحديد ما إذا كنت ستنشئ عقداً جديداً أو ستتابع عقداً قائماً. تعرض الحالة (Status) ما إذا كان العقد وارداً أو قيد التنفيذ أو منتهياً أو مغلقاً.
عند الحاجة إلى تسجيل عقد جديد، انقر جديد، ثم أدخل بيانات العقد الأساسية قبل بدء سريانه.
أكمل الحقول التالية بحسب العقد:
الحقل
الاستخدام
المركبة (Vehicle)
حدد المركبة التي يغطيها العقد. هذا الحقل إلزامي.
الاسم (Name)
أدخل اسماً واضحاً للعقد.
المرجع (Reference)
أدخل المرجع المرتبط بالعقد، إن وجد.
النوع (Type)
حدد نوع التكلفة المشتراة ضمن هذا العقد.
المورد (Vendor)
حدد المورد المتعاقد معه.
الخدمات المشمولة (Included Services)
سجل الخدمات التي يتضمنها العقد.
تاريخ بدء العقد (Contract Start Date)
أدخل تاريخ بدء تغطية العقد.
تاريخ انتهاء العقد (Contract Expiration Date)
أدخل تاريخ انتهاء التغطية. يكون التاريخ الافتراضي بعد سنة من تاريخ البدء.
المسؤول (Responsible)
حدد الشخص المسؤول عن متابعة العقد.
التكلفة (Cost)
أدخل قيمة التكلفة المنفذة.
التكلفة المتكررة (Recurring Cost)
أدخل قيمة التكلفة التي تتكرر وفق التواتر المحدد.
تواتر التكلفة المتكررة (Recurring Cost Frequency)
اختر لا (No) أو يومي (Daily) أو أسبوعي (Weekly) أو شهري (Monthly) أو سنوي (Yearly). هذا الحقل إلزامي.
التاريخ (Date)
أدخل تاريخ تنفيذ التكلفة.
الشروط والأحكام (Terms and Conditions)
أدخل الشروط والأحكام المرتبطة بالعقد.
نصيحة: استخدم اسماً ومرجعاً يمكن تمييزهما بسهولة، خصوصاً عندما تكون للمركبة الواحدة عدة عقود مع المورد نفسه.
عندما تكون بيانات العقد جاهزة وتريد أن يبدأ سريانه، انقر بدء العقد (Start Contract). ينقل هذا القرار العقد من حالة واردة (Incoming) إلى حالة قيد التنفيذ (In Progress).
قبل بدء العقد، تحقق خصوصاً من تاريخ بدء العقد (Contract Start Date) وتاريخ انتهاء العقد (Contract Expiration Date)، ومن قيمة تواتر التكلفة المتكررة (Recurring Cost Frequency) إن كانت هناك تكلفة دورية.
أثناء متابعة عقد قيد التنفيذ (In Progress)، راجع تاريخ انتهاء التغطية. عندما تصبح مدة العقد منتهية، يظهر العقد بحالة منتهية (Expired)، ما يدل على أن العقد لم يعد صالحاً وفق حالة العقد.
إذا اتخذت قراراً بإغلاق العقد، انقر إغلاق العقد (Close Contract) لنقله إلى حالة مغلقة (Closed). استخدم الإغلاق للعقود التي انتهت متابعتها ولا تريد إبقاءها ضمن العقود النشطة.
إذا احتاج العقد إلى مراجعة قبل الاستمرار، اختر القرار المناسب وفق حالته:
انقر إعادة التعيين إلى مسودة (Reset To Draft) لإرجاع العقد إلى مسودة ومراجعة بياناته قبل بدء العقد مرة أخرى.
انقر إلغاء (Cancel) عند الحاجة إلى إلغاء العقد. لا توجد ضمن حقل الحالة (Status) حالة باسم «ملغاة»، لذا راجع حالة العقد المعروضة بعد تنفيذ الإجراء.
انقر إزالة فقط عندما تريد حذف السجل من القائمة.
تحذير: لا تستخدم إزالة كبديل عن إغلاق العقد؛ فالإغلاق يحافظ على العقد ضمن حالة مغلقة (Closed)، بينما الإزالة تحذف السجل.
أمثلة
عقد صيانة سنوي لمركبة توزيع
تريد تسجيل عقد صيانة سنوي لمركبة توزيع لدى مورد محلي:
من الأسطول > الأسطول > العقود، انقر جديد.
في المركبة (Vehicle)، حدد مركبة التوزيع المعنية.
أدخل في الاسم (Name): عقد صيانة سنوي لمركبة التوزيع.
أدخل في المرجع (Reference): MAINT-2026-041.
حدد في النوع (Type) نوع تكلفة الصيانة، وفي المورد (Vendor) المورد الذي يقدم الخدمة.
في الخدمات المشمولة (Included Services)، اكتب: صيانة دورية وفحص شامل.
أدخل تاريخ بدء التغطية في تاريخ بدء العقد (Contract Start Date)، وتحقق من تاريخ انتهاء العقد (Contract Expiration Date) بعد سنة من تاريخ البدء.
أدخل التكلفة السنوية في التكلفة المتكررة (Recurring Cost)، ثم اختر سنوي (Yearly) في تواتر التكلفة المتكررة (Recurring Cost Frequency).
حدد المسؤول (Responsible) الذي سيتابع العقد، وأدخل تاريخ تنفيذ التكلفة في التاريخ (Date) عند توفره.
بعد مراجعة البيانات، انقر بدء العقد (Start Contract). تصبح حالة العقد قيد التنفيذ (In Progress).
عند انتهاء التغطية واستكمال المتابعة، انقر إغلاق العقد (Close Contract) لتصبح حالته مغلقة (Closed).
نصائح
نصيحة: اختر لا (No) في تواتر التكلفة المتكررة (Recurring Cost Frequency) إذا لم تكن تكلفة العقد دورية؛ فهذا يمنع وصف التكلفة على أنها متكررة دون حاجة.
ملاحظة: يعتمد تاريخ انتهاء العقد افتراضياً على تاريخ البدء بسنة واحدة. راجعه وعدّله عند وجود مدة تغطية مختلفة في العقد الفعلي.
تحذير: لا تبدأ العقد قبل استكمال المركبة وتواريخ التغطية والمورد ونوع التكلفة؛ إذ يصبح العقد بعد بدء العقد (Start Contract) في حالة قيد التنفيذ (In Progress).
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
المشكلة
السبب المحتمل
الإجراء
لا يمكن إكمال إنشاء العقد.
لم يتم تحديد المركبة (Vehicle) أو تواتر التكلفة المتكررة (Recurring Cost Frequency)، وهما حقلان إلزاميان.
حدد المركبة واختر أحد خيارات تواتر التكلفة المتكررة، بما في ذلك لا (No) عند عدم وجود تكلفة دورية.
تاريخ انتهاء العقد غير مناسب لمدة الاتفاق.
يستخدم تاريخ انتهاء العقد (Contract Expiration Date) افتراضياً تاريخاً بعد سنة من تاريخ البدء.
راجع التاريخ وعدّله ليتوافق مع مدة التغطية المتفق عليها.
يحتاج عقد قيد التنفيذ إلى تصحيح بياناته قبل الاستمرار.
أُدخلت بيانات غير دقيقة أو تغيرت معلومات العقد.
انقر إعادة التعيين إلى مسودة (Reset To Draft)، ثم راجع البيانات وابدأ العقد مجدداً عند الجاهزية.
لم يعد العقد مطلوباً للمتابعة النشطة.
انتهت المتابعة أو تم اتخاذ قرار بإيقافه.
استخدم إغلاق العقد (Close Contract) للحفاظ على السجل بحالة مغلقة (Closed)، أو استخدم إلغاء (Cancel) عند إلغاء العقد.
Was this page helpful?