نظرة عامة

تتيح لك لوحة المشروع إدارة المشاريع بصرياً في عرض كانبان، ومتابعة حالة آخر تحديث لكل مشروع، وتنظيم المشاريع حسب المرحلة. يستخدمها مدير المشروع ومخطط الإنتاج وفرق المبيعات والمالية لمتابعة المبادرات المرتبطة بالعملاء، وتحديد المسؤول، وضبط مستوى الرؤية وآلية التواصل عبر البريد الإلكتروني.

تبدأ دورة العمل بإنشاء مشروع جديد، ثم تحديد مرحلته وحالة آخر تحديثه، ومشاركة المشروع مع المستخدمين المناسبين، وتنتهي بوضعه في حالة منجزة (Done) أو في مرحلة مطوية تُعامل كمشروع مغلق.

الإعدادات

قبل بدء العمل اليومي، هيّئ مراحل المشروع لتوحيد طريقة عرض المشاريع وإغلاقها والتواصل مع العملاء عند انتقال المشروع بين المراحل.

مراحل المشروع — المشروع › التهيئة › مراحل المشروع

انتقل إلى المشروع > التهيئة > مراحل المشروع، ثم انقر جديد لإضافة مرحلة.
أدخل الاسم (Name) للمرحلة، مثل «تخطيط» أو «تنفيذ» أو «مغلق».
إذا أردت إشعار العميل تلقائياً عند وصول المشروع إلى هذه المرحلة، حدّد قالب البريد الإلكتروني (Email Template) أو قالب الرسائل النصية (SMS Template) المناسب.
فعّل مطوية في كانبان (Folded in Kanban) للمرحلات التي لا تحتاج إلى الظهور مفتوحة باستمرار في لوحة كانبان. تُعامل المشاريع الموجودة في مرحلة مطوية كمشاريع مغلقة.
استخدم لون مخصص (Custom Color) لإدخال لون المرحلة بصيغة سداسية عشرية مثل #RRGGBB عند الحاجة إلى تمييزها بصرياً.

ملاحظة: يؤدي تعيين قالب بريد إلكتروني أو رسالة نصية لمرحلة ما إلى إرسال الإشعار تلقائياً إلى العميل عند وصول المشروع إلى تلك المرحلة.

سير العمل

1. إنشاء المشروع وتحديد بياناته الأساسية

انتقل إلى المشروع، ثم انقر جديد لإنشاء بطاقة مشروع.

المشروع — المشروع
أدخل الاسم (Name)، وهو اسم المشروع الظاهر في لوحة كانبان.
حدّد العميل عند ارتباط المشروع بعميل محدد، وعيّن مدير المشروع المسؤول عن متابعته.
اختر العلامات لتسهيل تصنيف المشاريع والبحث عنها.
حدّد المرحلة المناسبة لوضع المشروع الحالي في لوحة كانبان.

2. اتخاذ قرار مستوى الوصول وطريقة المشاركة

في الرؤية (Visibility)، اختر مستوى الوصول الذي يطابق طبيعة المشروع:
- المستخدمون الداخليون المدعوون (Invited internal users (private)) للمشاريع الخاصة التي يجب أن يراها المستخدمون الداخليون المدعوون فقط.
- كل المستخدمين الداخليين (All internal users) عندما يكون المشروع متاحاً لجميع المستخدمين الداخليين.
- مستخدمو البوابة المدعوون وكل المستخدمين الداخليين (Invited portal users and all internal users (public)) عندما يحتاج العميل أو مستخدمو البوابة المدعوون إلى الاطلاع على المشروع.
استخدم مشاركة للقراءة فقط (Share Read-only) عندما تريد منح الآخرين حق الاطلاع دون السماح لهم بالتحرير.
استخدم مشاركة قابلة للتحرير (Share Editable) عندما يحتاج المدعوون إلى تعديل المشروع.

تحذير: اختر مستوى الرؤية بعناية. تتيح الرؤية العامة لمستخدمي البوابة المدعوين، بالإضافة إلى المستخدمين الداخليين، الوصول إلى المشروع ومهامه.

3. تحديد أسلوب إدارة المشروع والتواصل الوارد

في وضع المشروع (Project Mode)، اختر الأسلوب الذي يناسب المشروع:
- مخطط سريع (Quick Planner) لإدارة مهام بسيطة بأسلوب لوحات كانبان.
- مخطط أعمال (Business Planner) للمشاريع التي تتطلب معالم وتتبع وقت وميزانيات.
- أجايل/سكرم (Agile/Scrum) عند إدارة العمل وفق منهجية أجايل أو سكرم.
في استخدام المهام باسم (Use Tasks as)، أدخل الاسم الذي تريد استخدامه لعناصر العمل في المشروع، مثل «مهام» أو «تذاكر» أو «سباقات».
حدّد الاسم المستعار (Alias) للبريد الإلكتروني الداخلي المرتبط بالمشروع. تُزامن الرسائل الواردة تلقائياً مع المهام، أو مع المشكلات عند استخدام وحدة تتبع المشكلات.
اختر نموذج الاسم المستعار (Aliased Model) لتحديد نوع السجل الذي ينشئه البريد الوارد الذي لا يمثل رداً على سجل موجود.
في أمان الاتصال بالاسم المستعار (Alias Contact Security)، اختر من يمكنه إرسال رسالة إلى المشروع:
- الجميع (Everyone) للسماح للجميع بالنشر.
- الشركاء الموثقون (Authenticated Partners) للسماح للشركاء المسجلين فقط.
- المتابعون فقط (Followers only) لقصر النشر على متابعي المشروع.
- الموظفون الموثقون (Authenticated Employees) لقصر النشر على الموظفين المسجلين.

4. تحديد الفوترة والتقييمات قبل متابعة التنفيذ

في نوع الفوترة (Billing Type)، اختر:
- غير قابل للفوترة (not billable) إذا لم يكن المشروع خاضعاً للفوترة.
- تتم فوترته يدوياً (billed manually) إذا كانت الفوترة تُدار يدوياً.
عند جمع ملاحظات العملاء، حدّد حالة تقييمات العملاء (Customer Ratings Status):
- عند الوصول إلى مرحلة محددة (when reaching a given stage) لإرسال طلب تقييم عند انتقال المشروع إلى مرحلة معينة.
- بشكل دوري (on a periodic basis) لإرسال الطلبات على فترات منتظمة.
إذا اخترت التقييم الدوري، حدّد تكرار التقييم (Rating Frequency)، مثل يومي (Daily) أو أسبوعي (Weekly) أو مرة في الشهر (Once a Month) أو سنوي (Yearly).
استخدم تعيين قالب بريد إلكتروني للتقييم في المراحل (Set a Rating Email Template on Stages) لربط طلب التقييم بمراحل المشروع عند اعتماد التقييم عند الوصول إلى مرحلة.

5. متابعة حالة المشروع واتخاذ قرار الاستمرار أو المعالجة

راجع حالة آخر تحديث (Last Update Status) بانتظام، ثم عيّن الحالة التي تعكس وضع المشروع:
- على المسار (On Track) عندما يسير المشروع وفق الخطة.
- معرّض للخطر (At Risk) عندما توجد مخاطر تستدعي المتابعة.
- خارج المسار (Off Track) عندما لا يحقق المشروع المسار المتوقع.
- معلّق (On Hold) عند إيقاف العمل مؤقتاً.
إذا كنت تحتاج فقط إلى تسجيل تقييم الحالة الحالي، اختر تعيين الحالة (Set Status) ثم حدّث الحالة المناسبة.
عند اكتمال أعمال المشروع، غيّر حالة آخر تحديث (Last Update Status) إلى منجزة (Done)، وانقل المشروع إلى المرحلة الختامية المناسبة.
إذا كانت المرحلة الختامية مطوية في كانبان، سيُعامل المشروع فيها كمشروع مغلق.

6. حذف مشروع غير مطلوب

إذا تقرر عدم الاحتفاظ بالمشروع، استخدم حذف المشروع (Delete Project).
راجع قرار الحذف قبل المتابعة، لأن الحذف يزيل المشروع بدلاً من نقله إلى مرحلة ختامية.

أمثلة

مشروع إطلاق بوابة العميل

تريد الشركة متابعة مشروع لإطلاق بوابة خدمة ذاتية لأحد العملاء:

من لوحة المشروع، انقر جديد وأنشئ مشروعاً باسم «إطلاق بوابة العميل — شركة الأفق».
حدّد العميل: «شركة الأفق»، وعيّن مدير المشروع إلى المسؤول عن التنفيذ.
اختر مخطط أعمال (Business Planner) في وضع المشروع (Project Mode) لأن المشروع يحتاج إلى متابعة المعالم والوقت والميزانية.
اضبط الرؤية (Visibility) على مستخدمو البوابة المدعوون وكل المستخدمين الداخليين (Invited portal users and all internal users (public)) لتمكين العميل المدعو من الاطلاع على المشروع.
اجعل استخدام المهام باسم (Use Tasks as) «مهام»، وحدّد المرحلة «تخطيط».
عيّن حالة آخر تحديث (Last Update Status) إلى على المسار (On Track) عند بدء العمل.
عندما يحتاج المشروع إلى معالجة تأخير في متطلبات العميل، غيّر الحالة إلى معرّض للخطر (At Risk)، ثم حدّث المرحلة وفق تقدم العمل.
عند الانتهاء من الإطلاق، انقل المشروع إلى المرحلة الختامية المطوية وعيّن الحالة إلى منجزة (Done).

نصائح

نصيحة: استخدم العلامات لتجميع المشاريع المتشابهة، مثل مشاريع عميل واحد أو مشاريع مرتبطة بمنتج أو مبادرة محددة.

نصيحة: استخدم إظهار المشروع في لوحة المعلومات (Show Project on Dashboard) للمشاريع التي تحتاج إلى متابعة ظاهرة في لوحة المعلومات.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

المشكلة	السبب المحتمل	المعالجة
لا يستطيع مستخدم داخلي أو مستخدم بوابة رؤية المشروع.	قيمة الرؤية (Visibility) لا تمنح هذا المستخدم حق الوصول.	راجع مستوى الرؤية، ثم استخدم مشاركة للقراءة فقط (Share Read-only) أو مشاركة قابلة للتحرير (Share Editable) وفق مستوى الوصول المطلوب.
لا يصل طلب تقييم إلى العميل عند انتقال المشروع إلى مرحلة معينة.	لم يُضبط قالب بريد إلكتروني للتقييم على المرحلة، أو لم تُحدد حالة تقييم العملاء المناسبة.	راجع حالة تقييمات العملاء (Customer Ratings Status)، ثم استخدم تعيين قالب بريد إلكتروني للتقييم في المراحل (Set a Rating Email Template on Stages) واضبط القالب في المرحلة.
يظهر المشروع كمغلق في لوحة كانبان رغم الحاجة إلى متابعته.	وُضع المشروع في مرحلة مفعّل فيها مطوية في كانبان (Folded in Kanban).	انقل المشروع إلى مرحلة غير مطوية، أو راجع إعداد المرحلة إذا كان من المفترض أن تبقى مفتوحة.
لا تنشئ رسالة البريد الواردة سجل العمل المتوقع.	لم يُحدّد نموذج الاسم المستعار (Aliased Model) أو لا تتوافق سياسة أمان الاتصال بالاسم المستعار (Alias Contact Security) مع المرسل.	راجع نموذج الاسم المستعار وسياسة أمان الاتصال، وتأكد من أن المرسل مسموح له بالنشر وفق السياسة المحددة.

المشروع